Enviar e receber e-mails é uma prática tão rotineira que já executamos a tarefa meio que no modo automático. No ambiente virtual profissional, às vezes, a caixa de entrada fica tão lotada que mal conseguimos acompanhar, não é mesmo? Dessa forma, muitas mensagens urgentes que estávamos aguardando pode passar despercebida.

Uma pesquisa divulgada pelo Statista mostrou que, em 2019, havia 3,9 bilhões de usuários globais de e-mail e a expectativa é que o número chegue a 4,3 bilhões até 2023, ou seja, metade da população mundial usa e-mail.

Além disso, no mesmo ano foram enviados e recebidos cerca de 293,6 bilhões de e-mails diariamente. O fluxo diário com a movimentação de e-mails deve aumentar em 347,3 bilhões em 2022, conforme a estimativa da empresa.

É e-mail demais! No post de hoje, vamos dar cinco dicas primordiais para manter a sua caixa de entrada organizada e evitar qualquer contratempo em razão de mensagens não lidas e da falta de organização para as de menor relevância. Vamos lá!

1º) Apague e-mails

Eliminar todos aqueles e-mails sem importância é o primeiro filtro para limpar a caixa de mensagens. Se o seu e-mail, especialmente o de conta profissional, recebe uma carga expressiva de mensagens por dia, a atenção precisa ser redobrada.

Muitos e-mails podem ser inválidos ou ainda oferecer risco ao usuário. Uma pesquisa feita pela SafetyMails, baseada nos usuários cadastrados com a empresa, definiu os e-mails inválidos entre inexistentes (81,24%), domínio inválido (13,04%), erro de sintaxe (5,16%) e junk (0,56%). Já a maioria dos e-mails de risco, 93,21% (do 1,23% dos e-mails de risco) são aqueles com endereços como, por exemplo, comercial@ e vendas@.

2º) Arquive e-mails

Aqueles e-mails que não influenciam diretamente nas funções do seu negócio ou nas suas atribuições, mas que despertaram a atenção porque podem servir para alguma situação concreta, aplicada aos processos da empresa, não precisam ser descartados.

Crie uma pasta e mova esses arquivos para ela. No momento oportuno, você pode acessá-los e tê-los como referência para novas ações.

3º) Regra dos 2 minutos

Caixa de entrada organizada, vida organizada. A chamada “regra dos 2 minutos” pode ser muito eficiente para conseguir acompanhar os seus e-mails recebidos. Ela praticamente nos ensina que se uma ação pode ser executada em até dois minutos, a gente deve realizá-la no ato.

Organizar os e-mails recebidos naquele momento que está com a caixa aberta e que é algo prático de solucionar pode ser facilmente realizado nesse curto espaço de tempo. Além de ser uma forma de não deixar que eles se acumulem na caixa e também de melhorar a sua produtividade diária.

4º) Esvazie a caixa de entrada no fim do dia

A carga excessiva de e-mails que circulam pelas empresas pode estar diretamente ligada ao alto índice de estresse entre os trabalhadores e, consequentemente, à perda de produtividade no ambiente corporativo. Isso é o que apontou um estudo da Universidade Católica de Louvain, na Bélgica.

Por isso, é indicado que, ao final do expediente, o profissional consiga fazer um esvaziamento da caixa de entrada para não acumular tantos recebimentos para o dia seguinte. Por mais monótona que a conduta possa parecer, aos poucos vamos nos habituando e mantendo essa “rotina de limpeza”. A mente agradece e o instinto produtivo também.

5º) Crie no máximo 3 pastas

Nem sempre criar pastas para remanejamentos dos e-mails é sinônimo de organização. Isso também pode comprometer a fluidez da caixa de entrada e fazer com que o usuário se confunda ainda mais. O mais ideal é que se tenha apenas três pastas básicas, no máximo.

Elas podem ser divididas em ação, aguardando resposta ou arquivo. Na pasta ação são colocadas aquelas mensagens que demandam resposta imediata e, geralmente, superior a dois minutos. Já no “aguardando resposta” se colocam aqueles e-mails que você aguarda resposta ou tem a necessidade de acompanhar.

Por fim, na pasta arquivo são redirecionados os e-mails que já tiveram a ação concluída, mas, por uma questão de segurança ou para servir de referência posteriormente, como já falamos acima, precisam ser armazenados.

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